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    Google Sheets : Guide des principales fonctions

    Qui suis-je
    Aina Prat
    @ainaprat

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    Google propose aux utilisateurs un service très utile, appelé Google Drive. Il s'agit d'un service web, développé dans un environnement de le cloud computing basé sur le logiciel open source, qui vous permet de stocker et de synchroniser vos documents et fichiers en ligne, y compris la gestion des feuilles de calcul, avec l'outil Google Sheets.


    Google Drive : qu'est-ce que c'est et ce qu'il offre

    Google Drive inclut des services de hébergement de fichiers, Le partage de fichiers et l'édition collaborative de documents et peut être utilisé à la fois depuis un ordinateur de bureau et un mobile, même via une application spéciale (pour Android et iOS). Pour utiliser Drive à partir d'un PC, il vous suffit d'installer n'importe quel navigateur Web, sans avoir besoin d'installer de composant localement.




    L'un des points forts de l'outil est celui de économiser constamment sur le nuage automatiquement le travail que vous faites, vous permettant de naviguer entre les différentes versions et révisions du fichier (en indiquant éventuellement l'auteur de la modification à portée de main), de restituer celles qui vous intéressent à tout moment et de "défaire", annulant ce qui était auparavant tapé , pratiquement indéfiniment, jusqu'à l'origine du fichier. Pour accéder à l'historique de Google Sheets il suffit d'aller dans le menu "Fichier", de sélectionner la rubrique "Historique des versions", puis "Afficher l'historique des versions de Google Sheets".

    √Čvidemment, il est √©galement possible de travailler sur le document hors ligne (lorsque vous reviendrez en ligne, le travail sera synchronis√©) et de partager le fichier avec d'autres collaborateurs, leur permettant de modifier le fichier ou simplement de pouvoir le lire. Pour travailler hors ligne, il est n√©cessaire de d√©finir l'option du menu "Fichier", en s√©lectionnant le "Rendi disponible hors ligne" .

    Pour partager un fichier il faut aller dans "Fichier" puis sur la rubrique "Partager sur les m√©dias sociaux"(Alternativement, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton qui appara√ģt en haut √† droite de l'√©cran" Partager "ou" Partager "), saisir l'adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager la feuille de calcul et attribuer le niveau d'autorisation ( comme ¬ę Afficher uniquement ¬Ľ ou ¬ę Peut modifier ¬Ľ). De plus, en allant dans le menu ¬ę Avanc√© ¬Ľ, vous pouvez s√©lectionner des conditions de confidentialit√© suppl√©mentaires.

    Au sein de Google Drive, nous trouvons, en plus de la possibilité de stocker des fichiers dans n'importe quel format sur le cloud (l'espace Drive gratuit disponible est de 15 Go), une suite qui est essentiellement proposée comme une alternative gratuite et multiplateforme à Microsoft Office. Il comprend des outils comparables à Microsoft Word, qui dans Google Drive s'appelle Google Docs ou Google Docs, Microsoft Powepoint, qui dans Google Drive est appelé Présentations Google ou Google Slides, Microsoft Excel, qui est appelé dans Google Drive Feuilles Google ou Google Spreadsheets, et ainsi de suite.



    Voyons comment l'alternative de Big G à Excel, Google Sheets, fonctionne pour créer des dieux feuilles de calcul en ligne, pour éventuellement être exporté vers votre PC, et comment tirer parti de ses principales fonctionnalités, en définissant les formules les plus courantes et les plus utiles.

    Google Sheets : comment appliquer des formules

    Google Sheets prend en charge la m√™me chose formules de cellule qui sont normalement disponibles dans la plupart des programmes de traitement de feuilles de calcul. Donc, si vous avez l'habitude d'utiliser Microsoft Office ou OpenOffice ou LibreOffice, etc. vous n'aurez aucun probl√®me √† utiliser les feuilles de calcul Google de la m√™me mani√®re et √† profiter de la possibilit√© de travailler en ligne, m√™me √† partir de plusieurs appareils, o√Ļ que vous soyez, sans perdre votre travail.



    Pour en revenir aux fonctionnalit√©s de Google Sheets, celles-ci peuvent √™tre utilis√©es pour cr√©er des formules qui traitent des donn√©es et calculent des cha√ģnes et des nombres, pour g√©n√©rer des graphiques, mais aussi pour mettre en √©vidence des cellules, pour modifier dynamiquement la mise en page de la feuille de calcul, pour importer des donn√©es √† partir d'une source externe, pour cr√©er des tableaux crois√©s dynamiques, etc.

    La langue à utiliser, selon vos habitudes, pour les fonctions peut être modifiée, en choisissant entre l'anglais, l'italien et autres langues 21.

    pour entrer une formule vous devez effectuer les étapes suivantes :

    • ouvrir une feuille de calcul ;
    • positionnez-vous dans la cellule o√Ļ vous souhaitez ins√©rer la formule ;
    • tapez dans la cellule le symbole √©gal (=) suivi de la fonction que vous souhaitez utiliser.

    Vous pouvez √©galement consulter propositions de formules et intervalles bas√©s sur des donn√©es : une fen√™tre d'aide sur la fonction est affich√©e tout au long de la proc√©dure de modification, indiquant √† l'utilisateur la d√©finition de la fonction et sa syntaxe, ainsi qu'un exemple de r√©f√©rence utile. Si vous avez besoin de plus d'informations, cliquez simplement sur le lien ¬ę En savoir plus ¬Ľ au bas de la fen√™tre d'aide pour ouvrir l'article complet.

    Google Sheets : comment s√©lectionner des donn√©es

    Pour s√©lectionner rapidement tout le contenu d'une colonne, appuyez simplement sur la combinaison de touches CTRL + MAJ et d√©placez-vous avec la fl√®che vers le bas ou vers le haut. Pour s√©lectionner une ligne, vous devez plut√īt appuyer sur CTRL + MAJ puis vous d√©placer avec la fl√®che droite ou gauche.

    Les plages de cellules elles sont indiqu√©es avec la syntaxe ¬ę A1 : B2 ¬Ľ, c'est-√†-dire en ins√©rant les cellules de d√©but et de fin, en ins√©rant les deux points (:) entre elles. La virgule (,) est utilis√©e pour s√©lectionner des plages de cellules non contigu√ęs, par exemple : (A2, A4, A7).

    pour s√©lectionner un intervalle de cellules auxquelles appliquer la formule, indiqu√© par un crochet gris qui appara√ģt √† c√īt√© du curseur o√Ļ la plage de la formule doit √™tre sp√©cifi√©e, il suffit de se d√©placer avec les fl√®ches du clavier sur la feuille. Vous pouvez √©galement cliquer √† l'int√©rieur de la feuille pour s√©lectionner une plage lors de la modification de la formule. Bien entendu, vous pouvez √©galement s√©lectionner des plages non adjacentes. Pour s√©lectionner plusieurs cellules, maintenez la touche CTRL de votre clavier enfonc√©e (CMD sur un Mac) tout en s√©lectionnant les cellules que vous souhaitez inclure dans la formule.

    Une utilisation appropri√©e des parenth√®ses vous permet d'utiliser formules imbriqu√©es. Un exemple de formule imbriqu√©e : = ABS (SUM (A1 : A7)) qui calcule la valeur absolue de la somme. Lorsque vous s√©lectionnez une formule ins√©r√©e dans une cellule, o√Ļ d'autres cellules sont r√©f√©renc√©es, ces cellules sont mises en √©vidence dans des couleurs contrast√©es pour vous aider √† comprendre plus facilement ce que vous faites et √† cr√©er une formule correctement.

    Google Sheets : références relatives et absolues

    En faisant glisser la formule vers une cellule voisine, cela ré-élaborera les valeurs à prendre en considération, en adaptant en parallèle le point à prendre comme référence. Par exemple, si vous ajoutez toutes les valeurs d'une plage, en déplaçant la formule au début de la colonne suivante, Sheets calculera la nouvelle somme en se référant à la nouvelle colonne. Dans ce cas on parle de références relatives.

    Mais si nous ne voulons pas que cela se produise, les dieux peuvent √™tre utilis√©s r√©f√©rences absolues pr√©fixant la lettre indiquant la colonne et/ou le chiffre repr√©sentant la ligne avec le symbole dollar ($). Par exemple, si nous voulons que la cellule qui contient la valeur d'incr√©ment fixe (A1 par exemple) soit verrouill√©e √† la fois dans la colonne et dans la r√©f√©rence de ligne, nous devrons l'ins√©rer dans les formules en tant que r√©f√©rence absolue, c'est-√†-dire dans la syntaxe $ A $1. Si celui √† garder fixe n'est que la r√©f√©rence de ligne, mais pas la colonne, le symbole doit √™tre ins√©r√© en mode mixte, par exemple A $1. M√™me chose si seule la colonne ($ A1) doit rester fixe.

    Google Sheets : comment bloquer la ligne d'en-t√™te

    La fonction de blocage de lignes ou de colonnes ent√™te. Le bloc cr√©e une ligne ou une colonne mobile qui reste toujours visible lors du d√©filement, vers le bas ou sur le c√īt√©, des informations contenues dans les diff√©rentes cellules. Par exemple, si vous utilisez la premi√®re ligne pour √©tiqueter les colonnes, vous pouvez figer cette ligne afin de ne pas avoir √† vous souvenir de la nature de chaque colonne lorsque vous faites d√©filer. Ceci est possible en allant dans le menu ¬ę Affichage ¬Ľ et en choisissant l'option ¬ę Geler ¬Ľ > ¬ę 1 ligne ¬Ľ (ou jusqu'√† X lignes). Vous pouvez √©galement s√©lectionner la ligne qui appara√ģt gris√©e un peu plus souvent et la faire glisser vers la colonne ou la ligne que vous souhaitez bloquer.

    Google Sheets : les principales formules

    Une fois que vous avez saisi les donn√©es et compris le fonctionnement de Google Sheets, vous pouvez traiter certaines informations en utilisant les principales formules qui sont le plus souvent utilis√©es dans ce domaine. Voyons donc comment fonctionnent les formules de base que tous ceux qui abordent les feuilles de calcul, ou les feuilles de calcul, devraient conna√ģtre :

    • SOMME. La syntaxe est : = SUM (plage). Cette formule additionne toutes les valeurs dans une plage s√©lectionn√©e ;
    • MEDIA. La syntaxe est : = MOYENNE (plage). Cette formule calcule la moyenne des valeurs dans une plage ;
    • FILTRE. La syntaxe est : FILTER (plage, condition 1, [condition 2]). Cette formule renvoie une version filtr√©e de la plage source, renvoyant uniquement les lignes ou les colonnes qui remplissent les conditions sp√©cifi√©es (une application utile consiste √† segmenter les donn√©es par mois et par ann√©e) ;
    • TROUVER. La syntaxe est : FIND (search_for, text_to_search, [starting_at]), la formule de recherche est sensible √† la casse. Cette formule renvoie la position o√Ļ une cha√ģne est trouv√©e pour la premi√®re fois dans le texte ;
    • COUNTIF. La syntaxe est : = COUNTIF (plage, crit√®re). Cette formule renvoie un nombre conditionnel sur une plage, qui correspond au nombre de cellules correspondant au crit√®re propos√©. Exemple : = COUNTIF ($ D $ 1 : $ D $ 3253, ¬ę Editor ¬Ľ) compte tous les articles publi√©s par l'auteur Editor dans la plage s√©lectionn√©e ;
    • CONCAT√ąNE. La syntaxe est : = CONCATENATE (Valeur1, "", Valeur2). Cette formule vous permet de combiner les valeurs de plusieurs cellules dans une seule cellule, telles que le pr√©nom et le nom ;
    • PROCHE.VERT. La syntaxe est : = RECHERCHEV (search_key, range, index, [is_sorted]). Cette fonction est l'une des plus connues dans les tableurs et correspond √† la recherche verticale. Fondamentalement, cette formule recherche la premi√®re colonne d'une plage pour une cl√© et elle renvoie la valeur d'une cellule sp√©cifique dans la ligne trouv√©e ;
    • DIVIS√Č. La syntaxe est : = SPLIT (texte, d√©limiteur, [split_by_each]). Cette formule divise le texte autour d'un caract√®re ou d'une cha√ģne sp√©cifi√© et place chaque fragment dans une cellule distincte de la ligne. En pratique, c'est la fonction inverse de CONCATENA et est utilis√©e par exemple lorsque vous souhaitez subdiviser des noms √† partir de noms de famille dans une liste de clients ou d'utilisateurs ;
    • REMPLACER. La syntaxe est : = SUBSTITUTE (text_to_search, search_for, replace_with, [occurrence_number]). Cette formule remplace le texte existant par le nouveau texte indiqu√© dans la cha√ģne. Une fonction tr√®s utile, par exemple, lorsque vous souhaitez remplacer ou mettre √† jour le nom d'un produit ou d'un slogan ;
    • CORRECT. La syntaxe est : = PROPER (texte). Cette formule met les mots en majuscule avec une cha√ģne de texte, vous n'avez donc pas besoin de formater manuellement chaque entr√©e.

    Pour en savoir plus sur les formules, sur ce lien vous pouvez consulter toutes les formules supportées, ou non, par Google Sheets.

    Google Sheets : mise en forme conditionnelle

    √Ä l'aide de la barre en haut, vous pouvez formater la feuille de calcul √† votre guise, par exemple en ins√©rant des caract√®res gras, en italique, en modifiant les polices ou les couleurs du texte et de l'arri√®re-plan des cellules. L'outil, ainsi que les autres logiciels de gestion des tableurs, permet d'ins√©rer des formules pour le mise en forme conditionnelle, √† appliquer automatiquement aux cellules s√©lectionn√©es lorsque la condition d√©finie dans la formule se produit. Par exemple, vous pouvez choisir de surligner une cellule en rouge si la valeur saisie est inf√©rieure √† un certain seuil, ou s'il y a des cha√ģnes particuli√®res √† l'int√©rieur, par exemple "Erreur". Ou encore, il est possible de compter les occurrences d'un certain type, par exemple combien de cellules ne sont pas vides ou contiennent un certain terme.

    Google Sheets : la relation entre Tab

    Plusieurs peuvent être créés dans une seule feuille de calcul Languette thématiques afin d'organiser les données et les informations de manière plus ordonnée et élégante. Les données présentes dans les différents onglets peuvent également être rappelées dans les autres onglets, avec des fonctions simples. Supposons que nous ayons créé un onglet pour chaque mois de l'année et que nous voulions résumer les principaux résultats obtenus dans un onglet récapitulatif. Dans cette situation, comme dans d'autres similaires, cette fonctionnalité est très utile.

    La syntaxe est = SheetName! Cell. Toutes les formules décrites ci-dessus et toutes celles disponibles dans Google Sheets peuvent lui être appliquées.

    Google Sheets : comment importer des donn√©es √† partir de pages Web

    Google Sheets vous permet d'importer facilement des données à partir d'un site Web que vous consultez, si les données ont été structurées sous forme de tableau. Il suffit de sélectionner le tableau en question puis de le coller dans l'application. Sheets gérera tout automatiquement, en insérant correctement les données et en les rendant prêtes à être modifiées.

    Peut √©galement utiliser la fonction IMPORTXML qui vous permet d'extraire des donn√©es de n'importe quelle page Web en les divisant automatiquement en cellules en fonction des balises HTML dans lesquelles elles sont incluses.

    Google Sheets : comment exporter au format .xls et .xlsx

    Avec Google Sheets, vous pouvez importer et exporter donn√©es dans les formats les plus courants (y compris .XSL, .XSLX, .ODT, .PDF) afin que les feuilles de calcul puissent √™tre librement r√©utilis√©es par les utilisateurs et que les donn√©es ne soient pas li√©es √† une plate-forme sp√©cifique. Pour importer une feuille de calcul Excel dans Google Sheets, allez simplement dans "Fichier", s√©lectionnez l'√©l√©ment "Importer", puis "T√©l√©charger" et s√©lectionnez le fichier dans l'un des formats non prot√©g√©s par mot de passe. Pour exporter le fichier, vous devez plut√īt suivre le chemin "Fichier", "T√©l√©charger" et choisir le format dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier localement.

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